Предположим вы директор туристической компании. У вас в компании пять менеджеров, которые работают с клиентами и продают им туры. Вы едете в автомобиле и вам звонит один из менеджеров. Вопрос в том, что один из новых клиентов менеджера просит персональную скидку по договору и требуется срочное решение. Вы остановились на обочине. Можете ли вы в 3-4 нажатия на своем смартфоне просмотреть договор с клиентом? Еще в 3-4 нажатия посмотреть сколько вы должны заплатить поставщикам по этой сделке, чтобы оценить доходность и принять решение о скидке? И еще в два нажатия позвонить этому клиенту, чтобы лично обосновать ему цену? Если ваши ответы – нет, то возможно эта статья написана для вас.

Конкуренция и свободный рынок это великие вещи. Сегодня можно найти множество SaaS, которые помогают туристическому бизнесу в его работе. Существуют решения, которые автоматизируют абсолютно все внешние и внутренние процессы туристического агента или оператора, включая бронирование билетов, отелей, авто. Можно привести примеры очень развитых систем, посмотрите iTravel Software или Dolphin Dynamics. Стоят они довольно дорого, от 100 долларов в месяц за каждого вашего сотрудника.

Вполне возможно вы считаете необоснованными затраты на покупку и внедрение мощной системы для вашего небольшого турагентства. Вам достаточно того, чтобы ваши менеджеры размещали сканы паспортов клиентов, контракты и прочие документы в общей папке на Google Drive. В этом случае наш сервис Brown Boot Works может помочь вам сделать рабочие процессы немного удобнее, управление документами безопаснее, а управление бизнесом мобильнее.

Давайте посмотрим как выглядит основной рабочий процесс туристического агентства с использованием сервиса Brown Boot Works. В компанию обратилась семья Симпсонов для организации каникул в Париже.

При обращении нового клиента необходимо создать в системе контакт, содержащий информацию о номерах телефонов, электронной почте и так далее. Если контакт клиента уже имеется в смартфоне, его можно просто передать в общую базу контактов сервиса. Другие члены команды смогут с легкостью синхронизировать контакт со своими мобильными устройствами.

Если это постоянный клиент или у клиента несколько контактов, например муж и жена, то имеет смысл создать карточку клиента или семьи (компания). В карточке компании можно хранить любые документы, например сканы паспортов членов семьи.

Для каждого нового тура в системе создается проект (сделка). В карточке проекта можно создать описание исходных требований клиента к туру.

Далее в проекте можно создать цепочку заданий – “Подготовить варианты туров для клиента”, “Встреча с клиентом для обсуждения”, “Подготовить контракт”, “Получить оплату”, “Забронировать авиабилеты”. Все этапы работы над туром до момента отправки семьи в путешествие будут представлены в виде заданий. Нужные задания можно передать в ваш Google Calendar. Вложенные в задания документы сохраняются в системе. Они могут быть использованы при последующих обращениях клиента.

На этапе когда клиент определился с туром в проект вносится финансовый план. Поступления от клиента, оплаты за билеты, за отели и прочее. Это позволяет контролировать доходность сделки, а также следить за тем, чтобы финансовые операции были исполнены в срок.

На основании финансовых планов проектов можно в любой момент получить актуальные финансовые данные о деятельности туристической компании – воронку продаж с прогнозом доходов, бюджет движения денежных средств за месяц, квартал, и многое другое. Документы создаются в формате Google Sheets. Вы полностью управляете доступом членов команды к финансовым показателям.

51

Система легко внедряется и проста в использовании. Тем не менее вы получаете множество преимуществ для эффективного ведения бизнеса:

  • деятельность компании структурирована, все дела на контроле
  • автоматизированный контроль исполнения заданий сотрудниками
  • оценка рабочей нагрузки сотрудников
  • единая база контактов и клиентов
  • формирование списков контактов для рассылок
  • легкий обмен документами с клиентом
  • единая база документов компании
  • все документы хранятся на Google Drive руководителя компании
  • на компьютерах сотрудников не хранятся данные и документы
  • финансовый учет в реальном времени, прогнозирование результатов
  • гибкая система разграничения прав доступа к проектам, заданиям и документам
  • полный доступ к системе с мобильных устройств

Все функции сервиса Brown Boot Works доступны бесплатно для 1-5 пользователей. Годовая подписка на 1 вашего сотрудника сопоставима со стоимостью бумажного ежедневника. Используйте облачные и мобильные технологии для бизнеса по максимуму.

 

Leave a Reply